創(chuàng)新、碰撞與效率的天堂，從協(xié)同辦公工具說起

作者|鐘微  來源|連線Insight(ID：lxinsight)

2020年初，協(xié)同辦公成為SaaS落地的熱門行業(yè)，直到如今風口也沒有消逝，協(xié)同辦公正在成為企業(yè)的“基礎設施”。 

很難想象，最早的協(xié)同辦公可以追溯到20世紀80年代，那時候，用office軟件處理文檔，使用傳真機、打印機、復印機，已經比較普遍。企業(yè)用信息化手段提升了工作效率，但遺憾的是，沒多少協(xié)同可言。 

在很長一段時間，生產工具的迭代，一直沒能跟上時代的發(fā)展速度，以及企業(yè)的發(fā)展進程。 

字節(jié)跳動副總裁謝欣在飛書未來無限大會上，描述了一個場景：假設一個公司的員工在1997年睡著之后，穿越到今天，大約過了二三十年的時間，他會看到這個世界發(fā)生了巨大的變化，有他從來沒有見過的手機、非常輕薄的電腦，以及內容如此豐富的互聯網。

但是當他回到工作崗位的時候，他會非常意外而且驚喜地看到一件事情：Word文檔從1997年到2020年至今，還是全球最重要的生產力工具，他依然可以非常熟悉地使用。 

這個預設的場景背后，是協(xié)同辦公領域，多年停滯不前的狀況。

但這幾年，變化在迅速發(fā)生著。 

包括飛書、釘釘、企業(yè)微信等玩家，正在迭代更適合現代辦公需求的協(xié)同辦公軟件。通過工具的變革，讓員工提升工作效率，讓企業(yè)運轉得更流暢、速度更快。

麻省理工學院曾有一座傳奇建筑“20號樓”，它本是在核戰(zhàn)爭時期隨意建造的新樓，之后經過人們的一番改造煥然一新。世界上第一座商業(yè)電子鐘、粒子加速器、《星際飛行》模擬游戲、揚聲器等重要的發(fā)明創(chuàng)造，都是在20號樓完成的。 

因為建造得不完整，在里面工作的員工，可以自由改造空間。20號樓的內部房間號碼混亂，讓迷路的員工，在偶遇或邂逅中獲得創(chuàng)意靈感。同時，這里的機構都不被上層管控，這讓他們在協(xié)作時充滿了自由。

如今經過多次改造的“20號樓”，圖源網絡 

20號樓就像是如今的協(xié)作辦公軟件。 

員工應該被激發(fā)，而不是被管控；加強信息的創(chuàng)造、傳播、消費和反饋，意味著高效和愉悅；協(xié)同辦公軟件，不僅僅是生產力工具，也能提升企業(yè)的組織能力。

謝欣在飛書未來無限大會提出了這些觀點，并認為一個好的協(xié)同辦公軟件，應該幫助企業(yè)實現這些目的。 

經歷多年的發(fā)展，協(xié)同辦公軟件的核心功能，從辦公自動化，過渡到內部業(yè)務協(xié)同，再到產業(yè)鏈協(xié)同的時代，滿足了企業(yè)發(fā)展擴張中最重要的需求，成為企業(yè)需要的水、電、煤般的存在。 

這一風口如今正在吸引越來越多的玩家進入，幫助企業(yè)們成為這個時代的“20號樓”。 

1

互聯網企業(yè)為什么天然適合協(xié)同辦公？ 

互聯網企業(yè)其實天然適合協(xié)同辦公。 

這要從互聯網公司的屬性說起?；ヂ摼W公司多數屬于智力密集型，微軟的Windows 95、第一款智能手機iPhone/iOS，都離不開科技創(chuàng)新的進程，在人工智能時代，創(chuàng)新的速度只會越來越快。 

企業(yè)的發(fā)展，需要員工發(fā)揮創(chuàng)新，并不斷用新的思維方式幫助企業(yè)提升效率。

鼓勵創(chuàng)新最好的方式，是自由的環(huán)境。谷歌的工程師文化是一個代表。有人將其理解為工程師的特權，比如昂貴的電腦和座椅，以及開放的公司資源，但其核心本質是，對自由和效率的追求。 

一個關于谷歌的典型案例是，對“20%的項目”的鼓勵，意思是每位員工每周可以花費一天的時間，來做與工作無關的事情。20%的時間，工程師可以發(fā)揮創(chuàng)意，并開拓出新的項目。 

關于谷歌歷史的著作《重新定義公司》中提到，組織的責任不再是管理員工。 

這樣的理念已經被中國互聯網公司利用。十年前，小米還是一個年輕的初創(chuàng)公司，當時CEO雷軍已經創(chuàng)辦過金山軟件、管理了幾千人規(guī)模的公司。 

等到創(chuàng)辦小米時，雷軍給自己定下了目標，不要過度管理一個創(chuàng)業(yè)公司，所以他思考最多的是，如何簡化管理、甚至不需要CEO來管理。

小米家宴現場，圖源其官網

不過，自由并不代表一切。當企業(yè)簡化管理時，必須要有相應的制度、工具去幫助其平衡自由和效率。

給員工提供更高效的工具，讓其能力最大化地發(fā)揮，成為企業(yè)管理的重要方法論。 

在協(xié)同辦公產品已經發(fā)展成熟的當下，企業(yè)有不少選擇。從通訊、郵箱，到HR、行政，基礎的辦公需求能得到滿足。不過，更好的選擇可能是使用一款綜合性協(xié)同辦公軟件，在國內標志性的玩家有飛書、企業(yè)微信和釘釘等。 

這些年，小米一直在嘗試更優(yōu)質的協(xié)同辦公軟件。六年前，小米的員工人數就已達到數千人。當時小米新媒體總監(jiān)鐘雨飛曾在微博上吐槽，稱WPS和微軟Office的兼容性不好，用WPS做了PPT之后，用微軟Office無法打開。之后，包括小米在內的多家互聯網公司都放棄使用微軟Office。 

最近一次遇阻和改變，是在2020年初，當時所有企業(yè)都必須遠程辦公，小米也很快做出了反應，并將小米10的發(fā)布會改到了線上，所有相關團隊都不得不在線上完成工作。

期間曾有小米員工向媒體表示，遠程辦公最重要的是溝通、協(xié)同的效率問題，但當其被拉入與發(fā)布會相關的微信群時，信息多且冗雜，增加了工作的難度。不久后，小米決定嘗試使用飛書，雷軍也表示，線上協(xié)同工具越來越流行，飛書非常簡潔、高效。 

在協(xié)同辦公方面，互聯網公司其實一直存在未解決的痛點。比如，同部門之間經常合作，需要組建各種項目組，并在線上建群溝通。 

如今，協(xié)同辦公軟件通過各種功能，包括進群查看所有歷史內容，還有非常方便的共享文檔、共享對話、共享時間表等。 

在跨部門合作時，所有員工的OKR都透明化。謝欣曾說，“哪怕是入職第一天的員工，不要說看到我的OKR，張一鳴（字節(jié)跳動創(chuàng)始人、CEO）的OKR也都可以看到。” 這主要是為了確保工作目標的一致性，讓員工快速地了解每個人的職責。

包括小米員工提到的信息冗雜問題，協(xié)同辦公軟件也提出了方案。飛書的消息界面中，用戶可以在收件箱中查看消息，在置頂區(qū)保留常用聯系人，在對話區(qū)處理信息、“PIN”一下收納關鍵文檔。這是對無用信息、重點關注的信息、需要跟進的信息的不同處理方案。

當下互聯網企業(yè)紛紛喊出了產業(yè)互聯網，深入某個行業(yè)并建立起生態(tài)，這對企業(yè)管理提出了更高的要求。 

這意味著企業(yè)需要從內部協(xié)同走向外部生態(tài)協(xié)同，將整個產業(yè)鏈上的參與者納入其中，而協(xié)同辦公軟件恰好是突破組織限制的重要工具。

2

傳統(tǒng)企業(yè)轉型的新選擇？ 

傳統(tǒng)企業(yè)數字化轉型的熱潮持續(xù)了許多年。其實這個宏大命題的背后，是一個個工具在提供幫助。 

184年歷史的施耐德，成功經歷了第二次工業(yè)革命的電力轉型，又不得不面臨當下的數字化升級，工廠需要數據化，機器和人的相互連接也十分急迫。但在施耐德中國區(qū)總裁尹正看來，數字化轉型最大的挑戰(zhàn)在管理上。 

從簡單的KPI過渡到數字化管理，從組織架構層級分明轉變?yōu)楸馄交?，同時解放更多人力，這里面也需要利用到協(xié)同辦公工具。 

企業(yè)數字化，首先考慮的是安全隱私問題。許多傳統(tǒng)企業(yè)溝通使用社交軟件，存在信息泄露的風險，如果選擇自研一個符合需求、優(yōu)質的協(xié)同辦公工具，則受困于自研難度和巨大的成本投入。 

綜合性工具的誕生與成熟，對數據安全的底層設計，付費購買服務的方式又降低了成本投入，這一切都在推動企業(yè)的數字化升級。 

部分傳統(tǒng)企業(yè)已經走在了前面，協(xié)同辦公在某種程度上解決了數字化難題。

成立于1994年的物美科技，十分擁抱數字化管理。其創(chuàng)始人張文中先生出身為中國科學院系統(tǒng)科學研究所博士，早在1994年，便創(chuàng)立卡斯特公司，為物美超市研發(fā)POS、MIS管理信息系統(tǒng)。物美也是北京地區(qū)第一家真正運用互聯網技術進行采購和管理的連鎖企業(yè)。 

從2019年開始，物美就進入“商業(yè)的全面數字化”時代，目標是線上線下一體化。而后找到飛書，幫助其完成“員工在線、管理在線”。 

對物美而言，這也是對新型管理模式的嘗試。經歷這些年的發(fā)展，物美的主營業(yè)務涉及超市、百貨、家電、家居建材零售等多個板塊。

協(xié)同辦公軟件可以將這樣復雜的業(yè)務版圖，統(tǒng)一門戶。也就是將分散的業(yè)務系統(tǒng)，聚合在一起，這不僅方便了員工和管理層的使用體驗，也更利于企業(yè)的數據沉淀。 

物美超市，圖源其官網 

同時，傳統(tǒng)企業(yè)一旦業(yè)務群龐大，影響組織靈活性，也會出現許多問題。 

一般企業(yè)都是以“金字塔”的形式管理，傳統(tǒng)企業(yè)則更為明顯，所有管理機制建立在職級之上，責、權、利則配置在職位上。 

基于這一特點，傳統(tǒng)企業(yè)需要讓壁壘消失。而協(xié)同辦公軟件本身所有的功能與理念，都是在響應扁平化的趨勢。比如公司內部有層級，溝通中卻需要感受不到層級?；趯蛹壍耐袋c，打通傳統(tǒng)行業(yè)中信息流轉通路，提升信息流轉速度。 

這很大程度上基于公平的信息公開，包括大方向的戰(zhàn)略、目標，小方向的文檔、代碼、知識的共享。這讓員工之間更像是在協(xié)作，可以增強其自驅力和積極性。

傳統(tǒng)企業(yè)對協(xié)同辦公的重視程度也在增強。一個典型的代表是華住集團，其在全球酒店領域的上市公司中，市值排名前三，僅次于萬豪和希爾頓，但也有很深的焦慮，希望能夠有一個讓傳統(tǒng)行業(yè)加速發(fā)展的推動力。 

華住曾主動找上飛書，20分鐘便敲定了合作。華住集團首席數字官兼華住中國總裁劉欣欣說，過去多年，華住一直在用各種各樣的工具，把酒店運營、客戶連接以及公司業(yè)務等全部線上化，最后發(fā)現，還有一塊沒有被線上化，便是日常工作的管理，這讓華住急切地找到了飛書。

從許多傳統(tǒng)企業(yè)的數字化轉型中可以看到，這是一個非常艱苦的過程，也是自我革命的過程，這其中，協(xié)作辦公軟件是數字化中最底層的設施，成為了企業(yè)們的后盾。

3

未來，協(xié)同辦公將成為工作的常態(tài) 

協(xié)同辦公將成為一種常態(tài)化的工作方式，一個最主要的原因是其提高了效率。

百年前，福特汽車推出的流水線，是工業(yè)時代開啟規(guī)?；a的縮影，從那個時代起，效率就成為企業(yè)生產的重要指標，也成為經濟發(fā)展的推動力量。 

對效率的執(zhí)著，讓企業(yè)不斷在新環(huán)境里，通過技術、管理等多種手段，改善機器、人生產的效率，這樣的趨勢在如今的數字時代更為明顯，但這些方式的嘗試，往往都是企業(yè)自己孤獨的探索。

由此出現了許多爭議。今年，人物雜志《外賣員困于系統(tǒng)》報道，引發(fā)了外界對算法效率的討論，質疑企業(yè)評價機制過多地向消費者和平臺傾斜。 

傳統(tǒng)行業(yè)對效率的榨取更為嚴重。富士康等制造業(yè)企業(yè)的員工，拿著一份很低的工資，需要長時間地工作，工作疲勞時很難擁有休息時間。 

但追求效率是企業(yè)的目標所在，誰更快解決阻礙效率的絆腳石，能在與其它對手競爭中更具優(yōu)勢。這個前提是不能走入壓榨員工的歧途。 

越來越多的管理方式被提出，受到了企業(yè)家們的關注。 

從字節(jié)跳動說起，其產品創(chuàng)新能力和戰(zhàn)略能力受到了許多行業(yè)內的討論，由此挖掘出了內部管理上，字節(jié)跳動一直O(jiān)KR管理，設置關鍵目標之后，多提供context，少一些control，這樣的管理方式給予了員工自驅力和創(chuàng)造性。 

管理理念之外，辦公方式的變革其實一直發(fā)展得很緩慢。很長一段時間，人們的工作都一直圍繞著郵件、U盤、通訊工具傳輸這種單點交互，影響了企業(yè)的整體效率。 

很多企業(yè)都在努力尋找最適合的工具，最終結果卻并不能如意。其中字節(jié)跳動決定將自己對企業(yè)效率、管理方式的理解，通過飛書輸出給有著同樣困擾的企業(yè)。 

謝欣此前也提到，辦公工具幾乎是企業(yè)里每個人每天使用最多的東西，哪怕工具的效率只提升5%，整個公司都會得到很大的提升。 

以文檔為例，字節(jié)跳動10萬人一年時間就可以創(chuàng)造2000萬篇文檔，打印成A4紙堆疊起來，高度接近于珠穆朗瑪峰。當員工使用了工具后，效率只提升5%，效果也是驚人的。 

協(xié)同辦公工具，可以說是基于當下企業(yè)需求給出的最優(yōu)解。而基于字節(jié)跳動管理經驗孕育出的飛書，也一直在迭代，最早它是基于提升溝通的目標，然后在于提升創(chuàng)作，合起來進化到協(xié)同辦公軟件。 

未來，飛書的定位是成為下一代的企業(yè)協(xié)作平臺，它的不斷進化，實際上也是對新的辦公需求的洞悉，并不斷追求新的可能性。  

編者按：本文轉載自微信公眾號：連線Insight(ID：lxinsight)